Tài khoản người dùng là thứ nhân viên dùng để đăng nhập phần mềm. Hồ sơ nhân viên (tên, chức danh, chi nhánh) và nhóm quyền thì làm ở Cài đặt › Nhân viên. Màn này chỉ lo phần đăng nhập: cấp tài khoản, gửi lại lời mời, đặt lại mật khẩu, khoá.
Vị trí: Cài đặt › Người dùng & nhóm quyền › tab Tài khoản người dùng.
Mở màn tài khoản người dùng
- Bấm Cài đặt ở menu, chọn Người dùng & nhóm quyền.
- Màn Quản lý người dùng mở ở tab Tài khoản người dùng. Các tab khác: Quản lý nhóm quyền, Sơ đồ tổ chức, Lời mời.
- Dùng ô tìm theo tên hoặc email, lọc theo nhóm quyền hoặc trạng thái.
Tab Tài khoản người dùng: ô tìm theo tên hoặc email, nút Tạo tài khoản và bảng tài khoản (tên, email đã làm mờ).
Cấp tài khoản cho nhân viên
Nhân viên phải có hồ sơ trước. Người chưa có hồ sơ thì thêm ở Cài đặt › Nhân viên (bài "Quản lý nhân viên"), lúc thêm có thể bật cấp tài khoản luôn.
- Bấm Tạo tài khoản. Hộp Tạo tài khoản người dùng mở ra.
- Ở Nhân viên được cấp tài khoản, chọn người cần cấp. Danh sách chỉ hiện nhân viên chưa có tài khoản. Tên, mã NV, số điện thoại lấy theo hồ sơ.
- Nhập email đăng nhập.
- Chọn Gửi lời mời qua email (không cần mật khẩu) để nhân viên tự kích hoạt qua link, hoặc Đặt mật khẩu ngay rồi nhập mật khẩu hai lần.
- Ở phần phân quyền, bấm Thêm nhóm quyền và chọn nhóm, phạm vi giống màn Nhân viên.
- Bấm Tạo tài khoản.
Hộp Tạo tài khoản người dùng đã chọn nhân viên mẫu, ô Kích hoạt mở ra hai cách: gửi lời mời qua email hoặc đặt mật khẩu ngay.
Gửi lời mời thì tài khoản ở trạng thái chờ cho tới khi nhân viên bấm link trong email.
Theo dõi lời mời
- Bấm tab Lời mời để xem các lời mời chưa được chấp nhận.
- Nhân viên báo không nhận được mail: bấm Gửi lại. Mời nhầm người: bấm Hủy lời mời.
Thao tác trên một tài khoản
Ở cột thao tác của mỗi dòng, mở menu để chọn:
- Xem chi tiết hoặc Chỉnh sửa.
- Đặt lại mật khẩu khi nhân viên quên mật khẩu.
- Sửa email khi nhân viên đổi email đăng nhập.
- Chi nhánh truy cập để giới hạn chi nhánh người đó vào được.
- Vô hiệu hóa tài khoản khi tạm không cho đăng nhập, Kích hoạt lại tài khoản khi cho vào lại.
Nhân viên nghỉ hẳn thì nên đổi trạng thái làm việc sang "Đã nghỉ việc" ở Cài đặt › Nhân viên. Tài khoản tự khoá theo, hồ sơ và lịch sử vẫn giữ để tra lại.
Đổi quyền cho người dùng
Quyền của tài khoản lấy theo nhóm quyền gán trên hồ sơ nhân viên. Muốn đổi, vào Cài đặt › Nhân viên › Sửa nhân viên › tab Phân quyền & chi nhánh (bài "Quản lý nhân viên"). Muốn đổi quyền cho cả nhóm người cùng lúc thì sửa nhóm quyền ở tab Quản lý nhóm quyền (bài "Quản lý nhóm quyền").