Hội viên nào, mua gói gì, hiệu lực đến ngày nào, đã thu bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu. Toàn bộ nghiệp vụ vòng đời hợp đồng — gia hạn, bảo lưu, nâng cấp, hạ cấp, chuyển đổi, chuyển nhượng, huỷ — đều bắt đầu từ màn này.
📌 Vị trí: Phân hệ Gym Master → menu Khách hàng → cột Hợp đồng → Danh sách hợp đồng. Mô tả trên menu: “Ký, gia hạn và theo dõi hợp đồng đang hiệu lực”.
1. Màn hình Quản lý hợp đồng
Màn Quản lý hợp đồng.
| Thành phần | Cách hoạt động |
|---|---|
| 1 · Ô Chọn bộ lọc… | Chọn một bộ lọc đã lưu; nút cạnh bên để lưu bộ lọc hiện tại. |
| 2 · Khối Thường dùng | Ngày đăng ký tập · Ngày hết hạn · Sắp hết hạn trong · Trạng thái thanh toán. |
| 3 · Ô Trạng thái hợp đồng | Hiển thị kèm số đếm, ví dụ Tất cả trạng thái (70). |
| 4 · Ô tìm kiếm | Tìm theo tên, SĐT (kể cả SĐT phụ), mã HV… |
| 5 · Nhóm nút tác vụ | Nút trợ lý AI, nhập dữ liệu, xuất dữ liệu, Tạo hợp đồng, nhãn ẩn n, tải lại. |
| 6 · Bảng hợp đồng | Cột: Hội viên · Mã hội viên · Mã hợp đồng · Gói tập · Chi nhánh · Giá gói · Chiết khấu… |
| 7 · Ngôi sao đầu dòng | Ghim hợp đồng cần theo dõi. |
2. Đăng kí hội viên hợp đồng
Nhấn Tạo hợp đồng → hộp thoại Đăng kí hội viên hợp đồng: tạo cả hồ sơ hội viên lẫn hợp đồng trong cùng một luồng.
Hộp thoại Đăng kí hội viên hợp đồng.
| Trường | Cách nhập |
|---|---|
| 1 · Ô tích Chọn hội viên có sẵn | Tích khi khách đã có hồ sơ. |
| 2 · Ô tích Chọn khách từ CRM | Lấy khách từ dữ liệu CRM của công ty. |
| 3 · Ảnh đại diện | Hai nút Chọn ảnh / Chụp ảnh. |
| 4 · Họ và tên * | Bắt buộc. |
| 5 · Mã hội viên | Để trống để tự sinh. |
| 6 · Số điện thoại · Email · Giới tính | Thông tin liên hệ. |
| 7 · NV phụ trách hội viên | Gán người chăm sóc. |
| 8 · Ghi chú hội viên | Ghi chú nội bộ. |
| 9 · Khối Thông tin bổ sung | Khối gấp/mở — giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ, liên hệ khẩn cấp. |
| 10 · Gói tập * | Lấy từ Tài chính → Bảng giá. |
| 11 · Nhóm hợp đồng * | Ô Chọn loại hợp đồng. |
| 12 · Mã hợp đồng | Bỏ trống để tự sinh. |
| 13 · Chi nhánh hợp đồng | Cơ sở ký hợp đồng. |
Tám nút kết thúc ở đáy form
| Nút | Hệ thống xử lý |
|---|---|
| Xem trước | Hiển thị bản hợp đồng trước khi lưu. |
| Lưu & thêm mới | Lưu rồi mở form trống để ký tiếp. |
| Lưu & in hợp đồng | Lưu và đẩy lệnh in bản hợp đồng. |
| Lưu & in phiếu thu | Lưu và in phiếu thu tiền. |
| Lưu & ký hợp đồng | Lưu và mở luồng ký. |
| Đăng ký & gửi duyệt | Tạo hợp đồng ở trạng thái chờ duyệt. |
| Đăng ký & duyệt | Tạo và duyệt luôn. |
| Huỷ | Bỏ toàn bộ dữ liệu vừa khai. |
⚠️ Đừng bỏ trống ô NV phụ trách hội viên khi ký hợp đồng vội.
3. Chi tiết hợp đồng — tab Tóm tắt
Nhấn vào dòng hợp đồng → khối chi tiết mở ra bên dưới với chín tab và một thanh 16 nút nghiệp vụ.
Tab Tóm tắt.
| Khu vực | Nội dung |
|---|---|
| Thẻ nhận diện | Mã hội viên · Họ tên · Số điện thoại · Ngày sinh · Chi nhánh · Loại gói · Nhân viên sale · Nhân viên PT. |
| Khối thông tin hợp đồng | Mã hợp đồng · Gói tập · Trạng thái · Ngày bắt đầu… |
4. Chín tab của chi tiết hợp đồng
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| Tóm tắt | Thẻ nhận diện và thông tin hợp đồng. |
| Lịch sử bảo lưu | Khối VÒNG ĐỜI + danh sách lần bảo lưu. |
| Lịch sử gia hạn | Các lần kéo dài thời hạn. |
| Lịch sử thanh toán | Hai con số lớn: TỔNG ĐÃ THU và CÔNG NỢ CÒN LẠI. |
| Hóa đơn điện tử | Trạng thái phát hành hoá đơn. |
| Lịch trả góp | Khối THANH TOÁN + lịch từng kỳ. |
| Lịch sử chuyển nhượng | Các lần sang tên hợp đồng. |
| Quyền lợi sử dụng | Cấu hình quyền lợi theo hợp đồng. |
| Hoa hồng | Các bản ghi hoa hồng đã sinh. |
| Lịch sử hợp đồng | Mốc ký + hai tab con check-in / trừ buổi. |
| Đính kèm | Tệp chung của hợp đồng. |
5. Tab Lịch sử bảo lưu
Tab Lịch sử bảo lưu.
| Trường trong khối VÒNG ĐỜI | Ý nghĩa |
|---|---|
| Kích hoạt lúc | Thời điểm hợp đồng bắt đầu đếm ngày. |
| Hết hạn lúc | Mốc kết thúc. |
| Huỷ lúc · Lý do huỷ · Người huỷ | Ba trường ghi nhận việc huỷ. |
| Số lần bảo lưu · Tổng ngày bảo lưu | Hai số cộng dồn. |
| Cập nhật lúc | Lần thay đổi gần nhất trên hợp đồng. |
6. Tab Lịch sử thanh toán
Tab Lịch sử thanh toán.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| TỔNG ĐÃ THU | Số tiền thực nhận của hợp đồng. |
| CÔNG NỢ CÒN LẠI | Phần khách còn thiếu, hiển thị màu đỏ. |
| Trạng thái thanh toán | Thanh toán một phần / đã thanh toán đủ. |
| Giá gói · Đơn giá theo hợp đồng | Giá niêm yết và giá thực ký. |
| VAT · Ngày thu tiền | Thuế và mốc ghi nhận doanh thu. |
⚠️ Cặp TỔNG ĐÃ THU / CÔNG NỢ CÒN LẠI là hai số phải đối chiếu trước khi cho hội viên vào tập buổi đầu.
7. Tab Hóa đơn điện tử và thanh nút nghiệp vụ
Tab Hóa đơn điện tử.
Thanh 16 nút nghiệp vụ (hiện ở mọi tab)
| Nút | Hệ thống xử lý |
|---|---|
| Huỷ duyệt | Gỡ trạng thái đã duyệt của hợp đồng. |
| Chỉnh sửa | Mở form sửa hợp đồng. |
| Thu tiền | Ghi nhận một lần thu. |
| Thiết lập trả góp | Chia hợp đồng thành nhiều kỳ trả. |
| Gia hạn | Kéo dài thời hạn, thu thêm tiền. |
| Bảo lưu | Tạm dừng đếm ngày. |
| Chuyển chi nhánh | Đổi cơ sở tập của hợp đồng. |
| Nâng cấp | Đổi lên gói đắt hơn cùng loại. |
| Hạ cấp | Đổi xuống gói rẻ hơn cùng loại. |
| Chuyển đổi | Đổi sang gói bất kỳ đang hoạt động. |
| Burn show | Ghi bù lượt check-in vào quá khứ. |
| Cập nhật số buổi đã tập | Điều chỉnh số buổi đã dùng. |
| In hợp đồng | Chọn mẫu in và đẩy lệnh in. |
| Ký hợp đồng | Mở luồng ký. |
| Huỷ kích hoạt | Hợp đồng ngừng đếm ngày, về trạng thái chờ. |
| Hủy hợp đồng | Chấm dứt hẳn, khai số tiền hoàn. |
⚠️ Phân biệt rõ hai nút cuối: Huỷ kích hoạt chỉ tạm dừng đếm ngày, hợp đồng vẫn còn và kích hoạt lại được.
⚠️ Nút Cập nhật số buổi đã tập sửa trực tiếp quyền lợi của khách.
8. Tab Lịch trả góp
Tab Lịch trả góp.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Giá gói · Chiết khấu (tiền) | Giá niêm yết và mức giảm. |
| Tổng đã thu · Công nợ còn lại | Tiền đã nhận và phần còn thiếu. |
| Đã thanh toán đến | Mốc ngày đã trả tới. |
| Ngày ân hạn | Số ngày cho phép trả chậm. |
| Phương thức thanh toán | Hình thức khách trả. |
| Mã nhân viên sale | Người bán. |
9. Tab Quyền lợi sử dụng
Tab Quyền lợi sử dụng.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chế độ gói theo hợp đồng | Cố định hoặc Linh hoạt. |
| Đơn vị gói theo hợp đồng | Theo buổi hoặc Theo thời gian. |
| Số tháng · Số ngày · Số buổi theo hợp đồng | Thời lượng thực ký. |
| Ngày áp dụng theo hợp đồng | Ví dụ Tất cả các ngày. |
| Khu vực · Khung giờ · Chi nhánh áp dụng theo hợp đồng | Phạm vi được vào tập. |
10. Tab Hoa hồng
Tab Hoa hồng.
11. Tab Lịch sử hợp đồng
Tab Lịch sử hợp đồng.
| Thành phần | Nội dung |
|---|---|
| Khối TÓM TẮT | Ngày ký hợp đồng · Ngày đăng ký · Ngày bắt đầu dự kiến · Trạng thái ký. |
| Tab Lịch sử check-in | Dải giải thích: “Hiển thị TẤT CẢ lượt check-in của hợp đồng (gồm cả lượt không trừ buổi như duplicate, ngoài lịch). Trạng thái ‘Đã trừ’ / ‘Đã hoàn’ ở cột Số buổi đã trừ.” |
| Tab Lịch sử trừ buổi | Chỉ các lượt thực sự làm giảm số buổi. |
12. Tab Đính kèm
Tab Đính kèm.
13. Ba tab còn lại khi chưa phát sinh dữ liệu
Tab Lịch sử gia hạn khi hợp đồng chưa gia hạn lần nào.
Tab Lịch sử chuyển nhượng.