Sổ quỹ — tiền thật ra vào phòng tập

Nơi theo dõi mọi đồng tiền vào ra: thu tiền hợp đồng, bán vé, cho thuê tủ, chi lương, chi mặt bằng, hoàn tiền. Màn hình gồm bảy tab, và chúng nối với nhau theo một trật tự chặt: khai Quỹ và Danh mục thu chi trước, rồi mới lập phiếu, cuối cùng đối chiếu ở Bút toán và Kiểm quỹ.

📌 Vị trí: Phân hệ Gym Master → menu Tài chính → Sổ quỹ. Mô tả trên menu: “Ghi thu chi tiền mặt và đối chiếu cuối ca”.

1. Nhóm Tài chính và bảy tab của Sổ quỹ

Menu Tài chính.

Tab	Vai trò	Thứ tự nên làm
Quỹ & số dư	Khai các quỹ tiền và xem số dư.	Bước 1 — làm trước tiên.
Danh mục thu chi	Phân loại các khoản để báo cáo tách được.	Bước 2.
Phiếu thu	Ghi tiền vào.	Vận hành hằng ngày.
Phiếu chi	Ghi tiền ra.	Vận hành hằng ngày.
Chuyển quỹ	Chuyển tiền giữa hai quỹ nội bộ.	Khi nộp tiền mặt vào ngân hàng.
Kiểm quỹ	Đối chiếu số dư hệ thống với tiền đếm thực tế.	Cuối ca, cuối ngày.
Bút toán	Sổ cái — mọi phát sinh của mọi quỹ.	Tra cứu và đối chiếu.

2. Tab Quỹ & số dư

Tab Quỹ & số dư.

Cột	Ý nghĩa
Mã	Mã quỹ, dạng CASH-…, BANK-…, FUND-…, POS….
Tên quỹ	Tên và nhãn Mặc định nếu là quỹ được chọn sẵn khi lập phiếu.
Loại quỹ	Nhãn Tiền mặt · Ngân hàng · Thẻ.
Ngân hàng · Số tài khoản	Thông tin tài khoản với quỹ ngân hàng.
Số dư	Số tiền hiện có trong quỹ.
Trạng thái	Nhãn Đang dùng.
Dòng Tổng số dư các quỹ	Cộng dồn số dư mọi quỹ.

⚠️ Quỹ có Số dư âm gần như luôn là lỗi dữ liệu, không phải tình trạng thật: thường do phiếu chi được ghi mà phiếu thu tương ứng chưa vào, hoặc số dư đầu kỳ chưa khai.

3. Thêm tài khoản quỹ

Nhấn + Thêm quỹ → hộp thoại Thêm tài khoản quỹ.

Hộp thoại Thêm tài khoản quỹ.

Trường	Cách nhập
1 · Mã quỹ	Ghi chú dưới ô: “Để trống thì hệ thống tự sinh mã”.
2 · Tên quỹ *	Tên hiển thị.
3 · Loại quỹ *	Mặc định Tiền mặt; có Ngân hàng, Thẻ.
4 · Ghi chú	Tuỳ chọn.

Nút ⋯ trên dòng quỹ → menu hai mục.

4. Tab Danh mục thu chi

Tab Danh mục thu chi.

Hộp thoại Thêm danh mục thu chi.

Trường	Cách nhập
1 · Chiều tiền *	Thu hoặc Chi.
2 · Tên danh mục *	Ví dụ Tiền mặt bằng, Lương nhân viên, Điện nước.
3 · Mã danh mục	Tuỳ chọn.
4 · Thứ tự hiện	Ghi chú: “Số nhỏ hiện trước”.
5 · Công tắc Đang dùng	Bật / tắt danh mục.

5. Tab Phiếu thu

Tab Phiếu thu.

Cột	Ý nghĩa
Số phiếu	Mã phiếu thu.
Ngày	Ngày ghi nhận.
Đối tượng · Mã hội viên	Ai trả tiền.
Số tiền	Giá trị phiếu.
Phương thức	Hình thức khách trả.
Công cụ thanh toán	Thiết bị / cổng thanh toán.
Nội dung	Diễn giải khoản thu.
Dòng Tổng cộng	Cộng dồn số tiền theo bộ lọc hiện tại.

Panel lọc gồm Chi nhánh · Khoảng thời gian · Quỹ · Trạng thái phiếu · Hình thức thanh toán · Danh mục thu chi.

6. Lập phiếu thu

Nhấn + Lập phiếu thu → hộp thoại Lập phiếu thu.

Hộp thoại Lập phiếu thu.

Trường	Cách nhập
1 · Ngày lập *	Điền sẵn hôm nay.
2 · Số tiền *	Giá trị khoản thu.
3 · Phương thức thanh toán *	Mặc định Tiền mặt.
4 · Quỹ	Mặc định Tự động theo phương thức. Ghi chú: “Để trống thì hệ thống tự chọn quỹ theo phương thức thanh toán”.
5 · Danh mục	Mặc định Không phân loại.
6 · Đối tượng	Người trả tiền.
7 · Số phiếu	Ghi chú: “Để trống thì hệ thống tự cấp. Mã sẽ là PT2609 + số bạn nhập; số kế tiếp của dãy là 1.”
8 · Nội dung · Ghi chú	Diễn giải khoản thu.
9 · Nút Lưu nháp	Lưu mà chưa ghi vào quỹ.

⚠️ Bạn không chọn quỹ trực tiếp — quỹ được xác định qua phương thức thanh toán đã gán ở tab Quỹ & số dư.

7. Chi tiết phiếu thu

Chi tiết phiếu thu.

Trường / nút	Nội dung
Ngày · Quỹ · Danh mục	Ba thông tin cốt lõi.
Phương thức · Công cụ thanh toán · Đối tượng	Cách trả và người trả.
Chứng từ gốc	Mã của nghiệp vụ sinh ra phiếu, ví dụ LK00001.
Nguồn	Dạng GYM · LOCKER_DEPOSIT.
Bút toán hiệu lực	Số bút toán phiếu này đang sinh ra.
Tab Bút toán	Các bút toán phiếu này sinh ra.
Tab Lịch sử	Các lần sửa phiếu.
Năm nút	In phiếu · Sửa phiếu · Đẩy hóa đơn điện tử · Huỷ phiếu · Xoá.

8. Đẩy hoá đơn điện tử hàng loạt

Nhấn Đẩy tất cả HĐĐT → hộp thoại Chọn phiếu thu để đẩy HĐĐT, dòng phụ: “Chọn các phiếu thu chưa có hóa đơn để đẩy lên hệ thống hóa đơn điện tử. Có thể lọc theo nguồn, khoảng ngày và từ khóa.”

Hộp thoại chọn phiếu.

Thành phần	Nội dung
Ô tìm kiếm	Tìm theo tên khách / mã phiếu…
Bộ lọc Nguồn	Mặc định Tất cả nguồn.
Bộ lọc Khoảng ngày	Thu hẹp theo thời gian.
Cột Nguồn	Nhãn màu phân loại phiếu.
Cột Mã HĐ / chứng từ	Mã nghiệp vụ gốc.
Liên kết Chọn tất cả theo lọc	Tích toàn bộ phiếu khớp bộ lọc hiện tại.
Nút Đẩy tất cả (không lọc)	Đẩy mọi phiếu chưa có hoá đơn.

⚠️ Phân biệt hai nút ở đáy hộp thoại: Đẩy n phiếu đã chọn chỉ đẩy các dòng bạn tích; Đẩy tất cả (không lọc) đẩy mọi phiếu chưa có hoá đơn, bỏ qua bộ lọc đang hiển thị.

9. Tab Phiếu chi

Tab Phiếu chi.

Hộp thoại Lập phiếu chi.

10. Tab Chuyển quỹ

Tab Chuyển quỹ.

Hộp thoại Chuyển quỹ nội bộ.

Trường	Cách nhập
1 · Quỹ nguồn * · Quỹ đích *	Tiền đi từ đâu tới đâu.
2 · Ngày chuyển *	Điền sẵn hôm nay.
3 · Số tiền *	Giá trị chuyển.
4 · Phí chuyển	Ghi chú: “Phí được ghi thành bút toán chi riêng ở quỹ nguồn”.
5 · Diễn giải	Lý do chuyển.

11. Tab Kiểm quỹ

Tab Kiểm quỹ.

Hộp thoại Kiểm quỹ.

Trường	Cách nhập
1 · Quỹ *	Quỹ cần kiểm.
2 · Ngày kiểm *	Điền sẵn hôm nay.
3 · Tiền đếm thực tế *	Số tiền đếm được trong ngăn kéo.
4 · Ghi chú	Giải trình chênh lệch nếu có.

12. Tab Bút toán — sổ cái

Tab Bút toán.

Cột	Ý nghĩa
Ngày	Ngày phát sinh.
Loại	Nhãn Thu (xanh) hoặc Chi (đỏ).
Quỹ	Quỹ bị tác động.
Số tiền	Giá trị, số âm với bút toán chi.
Số dư sau	Số dư của quỹ ngay sau bút toán này.
Diễn giải	Nội dung khoản, ví dụ Cọc locker A-07 (LK00001), Thu tien hop dong GHD00072.
Nguồn	Nhãn phân hệ sinh ra bút toán: GYM, SALES…
Trạng thái	Nhãn Hiệu lực.

Panel lọc có sáu điều kiện: Chi nhánh · Khoảng thời gian · Quỹ · Loại bút toán · Nguồn sổ · Hình thức thanh toán.

13. Quy trình chốt quỹ cuối ca

Bước	Việc cần làm	Ở tab nào
1	Đếm tiền mặt trong ngăn kéo, ghi ra giấy.	— (làm thủ công trước)
2	Lập phiếu kiểm quỹ, nhập đúng số vừa đếm.	Kiểm quỹ.
3	Nếu lệch: dò cột Số dư sau để tìm bút toán sai.	Bút toán.
4	Nộp tiền mặt vào ngân hàng bằng lệnh chuyển quỹ.	Chuyển quỹ.
5	Cuối kỳ: rà các phiếu chưa có hoá đơn và đẩy HĐĐT.	Phiếu thu.