Telesale cho phòng gym 24/7: kịch bản gia hạn hội viên
Phòng gym 24/7 có lợi thế giờ giấc linh hoạt — nhưng cũng đối mặt với thách thức đặc thù: hội viên đến và đi bất kỳ giờ nào, nhân viên ít hơn, và việc theo dõi ai sắp hết thẻ rất dễ bị bỏ sót. Kết quả là nhiều phòng tập mất 20–30% hội viên mỗi tháng chỉ vì… quên gọi điện nhắc gia hạn.
Telesale đúng thời điểm, đúng kịch bản có thể đảo ngược tình thế. Bài này chia sẻ quy trình và script telesale gia hạn hội viên được thiết kế riêng cho mô hình gym 24/7.
Tại sao telesale vẫn là kênh gia hạn hiệu quả nhất cho gym 24/7?
Nhiều chủ phòng tập chuyển sang nhắn Zalo, gửi email tự động — nhưng tỉ lệ phản hồi thường rất thấp. Gọi điện trực tiếp vẫn tạo ra kết nối cá nhân mà không kênh nào thay thế được.
Với gym 24/7, telesale còn có lợi thế khác:
- Hội viên ít tiếp xúc nhân viên trực tiếp: không có lễ tân, không có PT nhắc tự nhiên — telesale bù đắp khoảng trống này.
- Dễ lên lịch gọi linh hoạt: nhân viên sale có thể gọi buổi tối hoặc sáng sớm, phù hợp lịch sinh hoạt của hội viên tập gym 24/7.
- Tỉ lệ chốt cao hơn: theo phản hồi từ nhiều chủ phòng tập, gọi điện chốt gia hạn thành công gấp 3–5 lần so với chỉ nhắn tin.
Chuẩn bị trước khi gọi: dữ liệu là nền tảng
Telesale không hiệu quả nếu nhân viên gọi mà không biết gì về hội viên. Trước mỗi ca gọi, cần có sẵn:
Thông tin cần tra cứu cho từng hội viên
- Ngày hết hạn thẻ — nên gọi trước 15–30 ngày
- Gói tập đang dùng — thẻ tháng, 3 tháng, hay năm?
- Lần check-in gần nhất — hội viên có đang tập đều không?
- Lịch sử mua hàng — đã từng mua PT, dịch vụ add-on chưa?
- Số điện thoại và tên — gọi đúng tên tạo ấn tượng ngay từ đầu
Các thông tin này nên được xuất ra danh sách gọi hàng ngày. Nếu phòng tập đang dùng phần mềm quản lý phòng gym có tính năng quản lý hội viên tích hợp, nhân viên chỉ cần lọc danh sách "sắp hết hạn" và gọi theo — không cần mò mẫm trong file Excel nữa.
Phân nhóm hội viên để có script phù hợp
| Nhóm | Đặc điểm | Chiến lược ||
|---|---|---|
| Hội viên tích cực | Check-in ≥ 3 lần/tuần | Nhắc gia hạn sớm, offer giá ưu đãi nếu gia hạn dài hạn |
| Hội viên thụ động | Check-in 1–2 lần/tuần | Hỏi thăm, tặng buổi PT thử hoặc lớp nhóm |
| Hội viên mất tích | Không check-in 2+ tuần | Gọi win-back, không nhắc gia hạn ngay |
Kịch bản telesale gia hạn hội viên gym 24/7
Dưới đây là script chia theo từng tình huống thực tế.
Script 1: Hội viên tích cực, còn 2–3 tuần hết hạn
Nhân viên: "Alo, em chào anh/chị [Tên]! Em là [Tên NV] từ [Tên phòng tập]. Anh/chị tập đều quá, em thấy tuần này anh/chị vào gym hơn 4 buổi rồi đó ạ. Thẻ của anh/chị đang hết hạn vào ngày [Ngày] — em gọi để hỏi thăm anh/chị có muốn gia hạn sớm không để khỏi bị gián đoạn lịch tập ạ?"
(Chờ phản hồi)
Nếu hội viên đồng ý: "Dạ tuyệt ạ! Hiện phòng mình đang có ưu đãi gia hạn gói 6 tháng giảm [X]% cho hội viên cũ. Anh/chị muốn em gửi thông tin qua Zalo để xem chi tiết không ạ?"
Nếu hội viên chưa quyết: "Không sao ạ, em sẽ nhắn thông tin qua Zalo để anh/chị tham khảo thêm. Nếu có câu hỏi gì anh/chị cứ nhắn lại em nhé!"
Script 2: Hội viên thụ động, check-in ít
Nhân viên: "Alo, em chào anh/chị [Tên]! Em là [Tên NV] từ [Tên phòng tập]. Dạo này anh/chị có khỏe không ạ? Em thấy một thời gian rồi mình chưa gặp anh/chị ở gym — anh/chị có bận hay có khó khăn gì trong việc sắp xếp lịch tập không ạ?"
(Lắng nghe — đây là bước quan trọng nhất)
Nếu hội viên bận: "Dạ em hiểu ạ. Anh/chị biết không, gym mình mở 24/7 nên anh/chị có thể vào lúc [10h tối / 5h sáng] cũng được — nhiều anh/chị bận ban ngày hay tranh thủ vào giờ đó lắm ạ. Thẻ của anh/chị còn hết hạn [Ngày], em có thể đặt 1 buổi tư vấn lịch tập riêng với PT giúp anh/chị không?"
Script 3: Hội viên hết hạn chưa gia hạn (win-back)
Nhân viên: "Alo, em chào anh/chị [Tên]! Bên [Tên phòng tập] nhớ anh/chị quá nên em gọi thăm ạ. Thẻ tập của anh/chị vừa hết hạn hồi [Ngày] — anh/chị có dự định quay lại tập không ạ?"
(Không nhắc giá ngay — hỏi thăm trước)
Nếu hội viên quan tâm: "Dạ vui quá ạ! Tháng này bên em đang có chương trình "Chào đón hội viên cũ" giảm [X]% khi gia hạn trong tuần này — anh/chị muốn em giữ suất không ạ?"
Xử lý từ chối phổ biến trong telesale gia hạn
"Để tôi nghĩ thêm đã"
Đừng cúp máy. Hỏi thêm:
"Dạ anh/chị đang phân vân điều gì ạ? Nếu là vấn đề lịch tập hay tài chính, em có thể trình bày thêm một số lựa chọn phù hợp hơn cho anh/chị không?"
Sau đó xin phép gọi lại sau 2 ngày và ghi chú lại lý do.
"Giá hơi cao"
"Dạ em hiểu ạ. Anh/chị đang so sánh với gói nào ạ? Bên em có gói [X tháng] với mức phí trung bình chỉ [Y đồng/ngày] — rẻ hơn một ly cà phê mà anh/chị có thể dùng gym 24/7 ạ. Em có thể chia nhỏ thanh toán không ạ?"
"Tôi bận, không có thời gian tập"
"Dạ đúng ạ, nhiều anh/chị cũng nói vậy. Nhưng vì mình mở 24/7 nên anh/chị hoàn toàn có thể tập lúc 11h đêm hay 6h sáng — không cần chen chúc giờ cao điểm. Anh/chị thường rảnh nhất khung giờ nào ạ?"
Quy trình telesale 5 bước cho gym 24/7
- Lọc danh sách hàng ngày: Xuất danh sách hội viên hết hạn trong 30 ngày tới, phân nhóm theo tần suất check-in.
- Giao ca gọi cụ thể: Phân công rõ ai gọi nhóm nào, ca sáng/tối. Gym 24/7 có lợi thế gọi linh hoạt giờ giấc.
- Gọi theo script, ghi chú kết quả: Sau mỗi cuộc gọi, ghi lại: đã gọi/bận/không nghe/đồng ý/từ chối lý do gì.
- Follow-up qua Zalo: Gửi thông tin offer và link đặt lịch qua Zalo ngay sau cuộc gọi trong ngày.
- Gọi lại lần 2 sau 2–3 ngày: Nếu chưa chốt, gọi lại 1 lần với offer có thời hạn rõ ràng.
👉 Để quản lý danh sách hội viên sắp hết hạn và tự động nhắc lịch gọi, hãy đặt lịch demo với chuyên gia GymMaster — tìm hiểu cách phòng tập 24/7 đang tiết kiệm hàng giờ thao tác thủ công mỗi ngày.
Tips nâng cao tỉ lệ gia hạn qua telesale
Gọi đúng giờ vàng
Với hội viên gym 24/7, giờ gọi điện hiệu quả nhất thường là:
- 7h00–8h30 sáng: nhiều người tập sáng, tâm trạng tốt sau tập
- 12h00–13h00: giờ nghỉ trưa
- 19h00–20h30 tối: sau giờ làm, trước khi chuẩn bị tập tối
Tránh gọi lúc 10h–11h30 sáng (giờ họp) và sau 21h (xâm phạm thời gian cá nhân).
Kết hợp Zalo để tăng tỉ lệ phản hồi
Gọi điện mở đường — Zalo chốt đơn. Sau mỗi cuộc gọi, gửi ngay tin nhắn Zalo kèm:
- Thông tin gói gia hạn
- Ưu đãi áp dụng (nếu có)
- Link đặt lịch hoặc liên hệ trực tiếp
Hội viên có thể xem lại thông tin bất kỳ lúc nào — phù hợp với thói quen của người tập gym 24/7 hay vào gym lúc đêm khuya hoặc sáng sớm. Tham khảo thêm cách tích hợp Zalo Mini App cho phòng tập để hội viên tự gia hạn trực tiếp trên Zalo.
Đặt KPI telesale hàng tuần
Đừng chỉ giao "gọi cho hết danh sách". Đặt KPI cụ thể:
| Chỉ số | Mục tiêu tham khảo |
|---|---|
| Số cuộc gọi/ngày/nhân viên | 20–30 cuộc |
| Tỉ lệ nghe máy | ≥ 60% |
| Tỉ lệ chốt gia hạn (trong danh sách gọi) | ≥ 25% |
| Tỉ lệ follow-up Zalo sau gọi | 100% |
Đo KPI hàng tuần giúp phát hiện script nào không hiệu quả và điều chỉnh kịp thời.
Dùng offer có thời hạn để tạo urgency
Offer mở không thời hạn thường không tạo hành động. Thêm deadline:
"Ưu đãi gia hạn tháng này chỉ áp dụng đến hết ngày [Ngày] ạ. Nếu anh/chị muốn em giữ giá này, em có thể ghi nhận trước nhé?"
Sai lầm phổ biến cần tránh
- Gọi đọc script như robot: Hội viên cảm nhận ngay. Học thuộc cấu trúc, không học thuộc từng câu chữ.
- Không ghi chú kết quả: Lần sau gọi lại không nhớ hội viên đã nói gì — tạo trải nghiệm tệ.
- Chỉ nói, không hỏi: Telesale hiệu quả là 40% nói, 60% nghe. Đặt câu hỏi mở và lắng nghe.
- Offer giảm giá ngay khi bị từ chối lần 1: Làm mất giá trị dịch vụ. Hỏi lý do trước, đưa giải pháp sau.
- Không follow-up: 70% hội viên cần được gọi lại lần 2 mới chốt.
Tự động hóa để telesale không bị bỏ sót
Với gym 24/7 ít nhân sự, việc nhớ gọi đúng hạn cho từng hội viên là thách thức thực sự. Nhiều phòng tập đang kết hợp:
- Tự động nhắc nhở nội bộ: hệ thống quản lý tạo task gọi điện cho nhân viên trước 15–30 ngày hội viên hết hạn
- Tự động nhắn Zalo/SMS: gửi thông báo nhắc hội viên trước khi nhân viên gọi điện — giúp cuộc gọi không bị bất ngờ
- Báo cáo telesale: theo dõi ai gọi, kết quả ra sao, ai chưa được follow-up
Những tính năng này có thể xem thêm tại trang xem toàn bộ tính năng GymMaster — nơi tổng hợp các công cụ quản lý hội viên và tự động hóa dành riêng cho phòng tập.
Telesale gia hạn không phải kỹ năng bẩm sinh — đó là quy trình có thể học và cải thiện theo tuần. Phòng gym 24/7 nào xây dựng được hệ thống telesale bài bản, kết hợp dữ liệu hội viên tốt, sẽ giữ được lượng hội viên ổn định dù ít nhân sự.
👉 Bắt đầu bằng việc liên hệ đội ngũ GymMaster để được tư vấn về cách thiết lập quy trình nhắc gia hạn tự động phù hợp với mô hình gym 24/7 của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Nên gọi telesale gia hạn trước bao nhiêu ngày thì hợp lý?
Hội viên không nghe máy phải làm sao?
Telesale gia hạn có cần nhân viên chuyên trách không?
Để tìm hiểu thêm về các giải pháp phần mềm, hãy truy cập GymMaster để được tư vấn miễn phí.
Try GymMaster free for 14 days
No credit card · Cancel anytime · Free onboarding support
Was this article helpful?