Danh sách hợp đồng

Sổ cái của mọi giao dịch bán gói: hội viên nào, mua gói gì, hiệu lực đến ngày nào, đã thu bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu. Toàn bộ nghiệp vụ vòng đời hợp đồng (gia hạn, bảo lưu, nâng/hạ cấp, chuyển nhượng, huỷ) đều bắt đầu từ màn này.

📌 Vị trí: Phân hệ Gym Master → Khách hàng & Hợp đồng → Hợp đồng → Danh sách hợp đồng.

1. Màn hình danh sách hợp đồng

Danh sách hợp đồng: ô tìm kiếm, thẻ doanh thu tháng, thanh tác vụ, hàng lọc riêng theo cột và bảng dữ liệu.

Thành phần	Cách hoạt động	Dùng khi nào
1 · Ô tìm & thẻ Doanh thu tháng	Tìm theo tên, SĐT (kể cả SĐT phụ), mã HV. Bên phải là thẻ tổng doanh thu tháng của chi nhánh đang chọn.	Tra nhanh hợp đồng của một khách.
2 · Thanh tác vụ	Chọn chi nhánh, nút trợ lý AI, Nhập dữ liệu, Xuất Excel, Tạo hợp đồng (có mũi tên đổ xuống), nhãn ẩn n và tải lại.
3 · Hàng lọc theo cột	Hai ô Tìm tên/mã HV… và Tìm mã HĐ… ngay dưới tiêu đề cột, kèm dòng tổng Σ tổng tiền.	Lọc chồng nhiều điều kiện cùng lúc.
4 · Bảng danh sách	Cột: Hội viên · Mã hợp đồng · Trạng thái · Mã hội viên · Gói tập · Kích hoạt · Chi nhánh · Chi nhánh tập · Đơn giá · Tổng tiền.	Phân biệt Chi nhánh (nơi ký) và Chi nhánh tập (nơi được vào tập).
5 · Thanh phân trang	Hiển thị 1-n trong m · Số dòng.

Nhãn trạng thái	Ý nghĩa	Hội viên vào tập được không
Đang hoạt động	Hợp đồng còn hiệu lực.	Có.
Đã kích hoạt	Hợp đồng đã được kích hoạt và bắt đầu đếm ngày.	Có.
Chờ kích hoạt	Đã ký nhưng chưa tới ngày bắt đầu.	Chưa — xem mục Huỷ kích hoạt bên dưới.

2. Hai cách tạo hợp đồng

Nhấn Tạo hợp đồng (1) → hệ thống mở menu hai lựa chọn (2).

Lựa chọn	Hệ thống xử lý	Chọn khi nào
Tạo hợp đồng	Ký hợp đồng cho hội viên đã có hồ sơ trong hệ thống.	Khách cũ mua thêm gói, hoặc khách đã được lễ tân tạo hồ sơ trước.
Đăng kí hội viên hợp đồng	Tạo đồng thời hồ sơ hội viên và hợp đồng trong cùng một luồng.	Khách hoàn toàn mới, chốt gói ngay tại quầy.

3. Tạo hợp đồng mới

Form Tạo hợp đồng mới chia thành 5 bước gấp / mở, làm lần lượt từ trên xuống.

Bước	Cách nhập	Lưu ý
1 · Hội viên	Hội viên* (chọn từ danh sách), Số điện thoại (tự điền theo hồ sơ), Nguồn khách.	Chọn hội viên xong hệ thống tự nạp số điện thoại.
2 · Gói & dịch vụ	Gói tập*, Loại hợp đồng, Mã hợp đồng (bỏ trống để tự sinh).	Gói tập lấy từ Bảng giá — chọn xong hệ thống tự điền thời hạn và giá.
3 · Thời gian	Khối thu gọn — nhấn để mở, khai ngày bắt đầu và ngày kết thúc.	Ngày bắt đầu quyết định mốc kích hoạt.
4 · Nhân sự	Khối thu gọn — gán nhân viên sale và PT phụ trách.	Đây là căn cứ tính hoa hồng. Bỏ trống là hợp đồng không sinh hoa hồng.
5 · Giá & ưu đãi	Giá gói, Giảm giá (chọn Số tiền hoặc %). Khối TỔNG KẾT bên phải hiển thị Tạm tính và Phải trả.	Con số Phải trả tự tính lại mỗi khi đổi giảm giá.
Nút Tạo hợp đồng	Nhấn để lưu hợp đồng.

⚠ ️ Bỏ trống bước 4 · Nhân sự là lỗi hay gặp nhất khi ký hợp đồng vội. Hợp đồng vẫn tạo được nhưng sẽ không sinh hoa hồng cho sale, và về sau rất khó truy ai là người bán.

4. Đăng kí hội viên hợp đồng

Form Đăng kí hội viên hợp đồng — hai tab Hội viên / Hợp đồng, tạo nhanh cả hồ sơ và hợp đồng trong một luồng.

Thành phần	Cách nhập	Lưu ý
1 · Hai tab	Hội viên (khai hồ sơ) và Hợp đồng (khai gói và tiền).	Khai xong tab Hội viên mới chuyển sang tab Hợp đồng.
2 · Bước 1 · Thông tin cơ bản	Ảnh đại diện (Chọn ảnh / Chụp ảnh), Họ và tên thẻ. *, Số điện thoại, Email, Ngày sinh, Giới tính, Số	Chỉ Họ và tên bắt buộc.
3 · Bước 2 · Giấy tờ tuỳ thân	Khối thu gọn — CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp.	Cần khi in hợp đồng có pháp lý.
4 · Bước 3 · Địa chỉ & liên hệ phụ	Khối thu gọn — địa chỉ và người liên hệ khẩn cấp.	Nên khai người liên hệ khẩn cấp cho hội viên tập nặng.
5 · Bước 4 · Phân loại hội viên	Khối thu gọn — nhóm khách hàng, nguồn khách, người giới thiệu.
6 · Đăng kí hội viên hợp đồng	Nhấn → hệ thống tạo hồ sơ hội viên và hợp đồng cùng lúc, giữ nguyên thông tin thanh toán và ngày bắt đầu.

💡 Dòng mô tả của form ghi rõ giá trị của luồng này: “Tạo nhanh hồ sơ hội viên và hợp đồng trong cùng một luồng, giữ thông tin thanh toán và ngày bắt đầu rõ ràng.” Dùng nó ở quầy khi khách chốt ngay, tránh phải tạo hồ sơ rồi quay lại tạo hợp đồng ở màn khác.

5. Xem chi tiết hợp đồng

Nhấn vào dòng hợp đồng → khối chi tiết mở ra bên dưới với 8 tab và thanh 7 nút nghiệp vụ.

Khu vực	Nội dung	Dùng để làm gì
1 · Dòng hợp đồng được chọn	Hội viên, mã HĐ, trạng thái, mã HV, gói tập, kích hoạt, chi nhánh, đơn giá, tổng tiền.	Xác nhận đúng hợp đồng.
2 · Dải 8 tab	Tóm tắt · Lịch sử bảo lưu · Lịch sử gia hạn · Lịch sử thanh toán · Hoá đơn điện tử · Quyền lợi sử dụng · Hoa hồng · Lịch sử hợp đồng.	Tab Quyền lợi sử dụng cho biết hội viên đã dùng hết bao nhiêu buổi PT / lớp.
3 · Thẻ nhận diện	Mã hội viên · Họ tên hội viên · Chi nhánh · Loại gói · Nhân viên sale · Nhân viên PT.	Biết ngay ai bán, ai dạy.
4 · Khối thông tin hợp đồng	Mã hợp đồng · Gói tập · Ngày kết thúc · Số ngày / số buổi còn lại · Công nợ còn lại · Điều khoản hợp đồng · Ghi chú ở cột trái; Trạng thái · Ngày bắt đầu · Ngày hiệu lực kết thúc · Tổng đã thu ở cột phải.	Hai ô có biểu tượng bút chì (Điều khoản, Ghi chú) sửa nhanh tại chỗ.
5 · Thanh 7 nút nghiệp vụ	Chỉnh sửa · Gia hạn · Bảo lưu · Burn show · In hợp đồng · Huỷ kích hoạt · Huỷ hợp đồng.	Xem chi tiết từng nút ở các mục bên dưới.

💡 Cặp Công nợ còn lại và Tổng đã thu là hai số cần đối chiếu trước khi cho hội viên vào tập. Công nợ khác 0 nghĩa là khách còn thiếu tiền — hãy nhắc thu trước khi gói hết hạn.

6. Chỉnh sửa hợp đồng

Nhấn Chỉnh sửa → form sửa hợp đồng, dải cảnh báo vàng nêu rõ trường nào bị khoá.

Khu vực	Nội dung	Lưu ý
1 · Header	Mã hợp đồng và tên hội viên.	Đối chiếu đúng hợp đồng.
2 · Khối tóm tắt 3 ô	Mã hợp đồng · Họ tên hội viên · Gói tập — chỉ đọc.
3 · Dải cảnh báo	Ghi rõ ràng buộc của hợp đồng đã thu tiền.	Xem cảnh báo bên dưới.
4 · Bước 2 · Gói & dịch vụ	Gói tập (khoá), Loại hợp đồng*, Mã hợp đồng, Loại gói, Số tháng, Số ngày, Đơn giá (khoá). Dưới ô số tháng / số ngày có dòng Mặc định: n.	Chỉ sửa được số tháng / số ngày.
5 · Thanh tổng kết	Tổng phải trả có VAT · Số tiền đã thu · Còn nợ · Ngày kết thúc.	Ngày kết thúc tự tính lại khi bạn đổi số tháng / số ngày.
6 · Lưu thay đổi	Nhấn để ghi nhận.

⚠ ️ Hệ thống ghi rõ trên dải vàng: “HĐ đã thu tiền — không sửa được tiền & gói. Vẫn sửa được số tháng/ngày/buổi, các mốc ngày, thông tin & nhân viên.” Nghĩa là sau khi đã thu tiền, muốn đổi gói hoặc đổi giá thì phải dùng Phiếu nâng cấp / Phiếu hạ cấp / Phiếu chuyển đổi chứ không sửa trực tiếp.

7. Gia hạn hợp đồng

Nhấn Gia hạn → form kéo dài thời hạn hợp đồng và thu thêm tiền.

Khối	Cách nhập	Lưu ý
1 · Ba ô thông tin HĐ	Mã hợp đồng · Họ tên hội viên · Gói tập — chỉ đọc.
2 · Bước 1 · Vòng đời	Ngày bắt đầu (cũ) và Ngày kết thúc (cũ) chỉ đọc; nhập Số tháng gia hạn và Số ngày gia hạn → hệ thống tự tính Ngày bắt đầu (mới) và Ngày kết thúc (mới). Mã phiếu bỏ trống để tự sinh.	Ngày kết thúc mới = ngày kết thúc cũ + số tháng/ngày gia hạn.
3 · Bước 2 · Thanh toán	Số tiền đã thu, Phương thức thanh toán (nhấn + Thêm hình thức để chia nhiều hình thức), Áp dụng VAT, Đã thanh toán, Còn nợ, ô tích Kích hoạt ngay.	Dòng Đã nhập 0đ bên phải là tổng tiền bạn vừa khai theo từng hình thức.
4 · Nút Gia hạn	Nhấn để lập phiếu gia hạn và cập nhật hạn hợp đồng.	Phiếu sinh ra sẽ nằm trong Phiếu gia hạn.

8. Bảo lưu hợp đồng

Nhấn Bảo lưu → form Tạm bảo lưu hợp đồng: tạm dừng đếm ngày khi hội viên đi công tác, ốm, chấn thương.

Khối	Cách nhập	Lưu ý
1 · Ba ô thông tin HĐ	Chỉ đọc.
2 · Bước 1 · Vòng đời	Ngày bảo lưu, Số ngày bảo lưu → hệ thống tự tính Ngày kết thúc dự kiến. Mã phiếu bỏ trống để tự sinh.	Xem cảnh báo bên dưới về hạn mức bảo lưu.
3 · Bước 2 · Thanh toán	Phí bảo lưu, Phương thức thanh toán, Áp dụng VAT, Đã thanh toán, Còn nợ, ô tích Kích hoạt ngay.	Phí bảo lưu bằng 0 nếu chính sách cho bảo lưu miễn phí.
4 · Bước 3 · Lý do	Khối thu gọn — ghi lý do bảo lưu.	Nên ghi rõ để đối chiếu khi khách xin bảo lưu nhiều lần.
5 · Nút Bảo lưu	Nhấn để lập phiếu bảo lưu.	Phiếu nằm trong Phiếu bảo lưu.

⚠ ️ Ngay dưới ô Số ngày bảo lưu, hệ thống hiển thị hạn mức còn lại theo dạng: “Còn 4 lần bảo lưu (đã dùng 0/4) · Còn 50 ngày bảo lưu (đã dùng 0/50)”. Đây là ràng buộc theo chính sách của gói — vượt hạn mức thì hệ thống chặn không cho lập phiếu.

9. Burn show — ghi bù lượt check-in

Nhấn Burn show → hộp thoại Check-in thủ công để ghi bù lượt check-in/checkout vào lịch sử.

Trường	Cách nhập	Lưu ý
1 · Ngày check	Chọn ngày cần ghi bù.	Dùng khi thiết bị lỗi hoặc quên quẹt thẻ.
2 · Giờ checkin & Giờ checkout	Nhập giờ vào và giờ ra.	Để trống giờ checkout nếu chỉ ghi nhận lượt vào.
3 · Hội viên	Hiển thị hội viên của hợp đồng đang mở.	Chỉ đọc.
4 · Gói tập	Hiển thị mã hợp đồng và tên gói.	Chỉ đọc.
5 · Hình thức tập	Chọn hình thức. Ngay dưới có dòng lưu ý quan trọng.	Xem cảnh báo bên dưới.
6 · Nút Lưu	Nhấn để ghi lượt check-in vào lịch sử.

⚠ ️ Hệ thống ghi rõ dưới ô Hình thức tập: “Chỉ để ghi nhận hoạt động cho báo cáo — không ảnh hưởng số buổi bị trừ.” Nghĩa là Burn show không trừ buổi trong gói của hội viên. Muốn trừ buổi PT thật, phải điểm danh ở màn Lịch PT.

10. In hợp đồng

Nhấn In hợp đồng → chọn mẫu in (1) và xem trước bản in (2) trước khi đẩy lệnh ra máy in.

Thành phần	Cách hoạt động	Lưu ý
1 · Thẻ mẫu in	Mỗi thẻ là một mẫu đã khai trong Thiết lập → Mẫu in hợp đồng, kèm khổ giấy (A4 · Dọc). Nhấn nút In trên thẻ để in mẫu đó.	Chưa có mẫu nào thì phải khai ở Bắt đầu / Thiết lập trước.
2 · Xem trước bản in	Hiển thị nội dung thật đã ghép dữ liệu hợp đồng: mã số, thông tin khách hàng, thông tin gói.	Kiểm tra trước khi in để không tốn giấy.

11. Huỷ kích hoạt hợp đồng

Nhấn Huỷ kích hoạt → hợp đồng ngừng đếm ngày và chuyển về trạng thái chờ.

Thành phần	Nội dung	Lưu ý
1 · Ba ô thông tin	Mã hợp đồng, họ tên hội viên, gói tập.
2 · Dải hướng dẫn	Nêu rõ cách xử lý ngày kích hoạt mới.	Xem cảnh báo bên dưới.
3 · Bước 1 · Tóm tắt	Ô Ngày kích hoạt mới (tuỳ chọn).	Chỉ chọn được ngày trong tương lai.
4 · Nút Huỷ kích hoạt	Nhấn để xác nhận.

⚠ ️ Hệ thống ghi rõ: “Chọn ngày kích hoạt mới (tương lai). Chưa biết ngày thì để trống — HĐ về ‘chờ kích hoạt’, kích hoạt lại sau.” Đây là cách xử lý đúng khi khách đã ký nhưng chưa đi tập ngay — thay vì để hợp đồng chạy hết hạn oan.

12. Huỷ hợp đồng

Nhấn Huỷ hợp đồng → hộp thoại Xác nhận huỷ hợp đồng: khai số tiền hoàn và lý do.

Khối	Cách nhập	Lưu ý
1 · Ba ô thông tin	Mã hợp đồng, họ tên hội viên, gói tập.
2 · Bước 1 · Thanh toán	TỔNG ĐÃ THU (chỉ đọc) và ô Số tiền hoàn.	Số tiền hoàn không được vượt tổng đã thu.
3 · Bước 2 · Lý do	Mã phiếu (bỏ trống để tự sinh) và ô Lý do.	Nên ghi rõ lý do — đây là bằng chứng khi có tranh chấp.
4 · Nút Xác nhận huỷ	Nhấn để chốt huỷ hợp đồng.	Phiếu sinh ra nằm trong Phiếu huỷ hợp đồng.

⚠ ️ Phân biệt rõ hai thao tác: Huỷ kích hoạt chỉ tạm dừng đếm ngày, hợp đồng vẫn còn và kích hoạt lại được. Huỷ hợp đồng là chấm dứt hẳn, phải khai số tiền hoàn và sinh phiếu huỷ. Chọn nhầm thì rất khó khôi phục.