Sổ quỹ

Nơi theo dõi tiền thật ra vào của phòng tập: thu tiền hội đồng, chi lương, chi mặt bằng, hoàn tiền. Màn hình gồm 3 tab: Giao dịch, Danh mục quỹ và Nhóm thu chi.

📌 Vị trí: Phân hệ Gym Master → nhóm Tài chính → Sổ quỹ.

1. Tab Danh mục quỹ

Tab Danh mục quỹ: mỗi dòng là một quỹ tiền, kèm phương thức thanh toán được gán vào quỹ đó.

Thành phần	Nội dung	Cách đọc
1 · Ba tab	Giao dịch · Danh mục quỹ · Nhóm thu chi.	Khai Danh mục quỹ và Nhóm thu chi trước khi ghi giao dịch.
2 · Ba thẻ chỉ số	Quỹ đang hoạt động · Tổng số dư · Quỹ ngừng hoạt động.	Tổng số dư là toàn bộ tiền của phòng tập ở mọi quỹ.
3 · Ô tìm quỹ	Tìm theo tên hoặc mã quỹ.
4 · Nút Tạo quỹ	Mở form khai quỹ mới.
5 · Dòng Tổng cộng	Cộng dồn số dư mọi quỹ.	Phải khớp với thẻ Tổng số dư.
6 · Bảng danh mục quỹ	Cột: Mã quỹ · Tên quỹ · Chi nhánh · Phương thức thanh toán · Số dư · Trạng thái · Đặt làm quỹ mặc định.	Cột Phương thức thanh toán là các nhãn (Tiền mặt · Chuyển khoản · MoMo · VNPay QR…) — tiền thu bằng hình thức nào sẽ vào đúng quỹ có nhãn đó.

2. Tạo quỹ

Nhấn + Tạo quỹ → form khai quỹ và gán phương thức thanh toán.

Trường	Cách nhập	Lưu ý
1 · Tên quỹ *	Ví dụ Quỹ tiền mặt CN Nam Định.	Bắt buộc. Đặt tên kèm chi nhánh để dễ phân biệt.
2 · Loại quỹ *	Tiền mặt hoặc loại khác (ngân hàng, ví điện tử).	Bắt buộc.
3 · Phương thức thanh toán nhận vào quỹ	Tích các hình thức: Tiền mặt · Chuyển khoản · Quẹt thẻ · MoMo · PayOS · VietQR · VNPay · VNPay QR · Điểm thưởng · Ứng dụng.	Xem cảnh báo bên dưới.
4 · Đặt làm quỹ mặc định	Tích để quỹ này được chọn sẵn khi lập giao dịch.	Mỗi chi nhánh nên có một quỹ mặc định.
5 · Ghi chú	Ghi chú tuỳ chọn.
6 · Nút Lưu	Nhấn để tạo quỹ.

⚠ ️ Hệ thống ghi rõ ngay dưới khối phương thức: “Quỹ này nhận tiền từ các phương thức được chọn. Mỗi phương thức chỉ thuộc 1 quỹ.” Nghĩa là không thể gán Tiền mặt cho hai quỹ khác nhau — nếu tích trùng, hệ thống sẽ gỡ khỏi quỹ cũ.

3. Tab Nhóm thu chi

Tab Nhóm thu chi: phân loại các khoản tiền để báo cáo tách được thu và chi theo nhóm.

Nhấn + Thêm nhóm → khai loại nhóm, tên, màu và thứ tự hiển thị.

Trường	Cách nhập	Lưu ý
1 · Loại nhóm	Chọn Thu hoặc Chi.	Bắt buộc — quyết định nhóm hiện ở luồng thu hay chi.
2 · Tên nhóm	Ví dụ Tiền mặt bằng, Trả tiền nhân viên.	Bắt buộc.
3 · Màu	Màu nhãn hiển thị trên danh sách.
4 · Mô tả	Ghi rõ loại chi phí nào thuộc nhóm này.	Giúp kế toán ghi đúng nhóm.
5 · Đang hoạt động	Tích để nhóm hiện khi lập giao dịch.	Bỏ tích để ẩn nhóm cũ.
6 · Nút Lưu	Nhấn để tạo nhóm.

💡 Khai nhóm thu chi càng chi tiết thì báo cáo CFO Cash Flow càng có giá trị. Tối thiểu nên có các nhóm chi: lương nhân viên · mặt bằng · điện nước · bảo trì thiết bị · marketing.

4. Tab Giao dịch

Tab Giao dịch: sổ mọi phiếu thu / chi, lọc theo bốn nhóm và có nút đẩy hoá đơn điện tử hàng loạt.

Thành phần	Cách hoạt động	Dùng khi nào
1 · Ba tab	Đang ở Giao dịch.
2 · Ô tìm kiếm	Tìm theo mã HĐ, tên KH, mã KH, SĐT, ghi chú.	Tra lại một phiếu thu cũ.
3 · Bộ lọc	Tất cả · Thu tiền · Chi tiền · Hoàn tiền · Thùng rác.	Thùng rác chứa phiếu đã huỷ.
4 · Nhóm nút tác vụ	Đẩy tất cả HĐĐT, Xuất Excel, chọn chi nhánh, + Tạo giao dịch.	Nhấn Đẩy tất cả HĐĐT → hệ thống phát hành hoá đơn điện tử hàng loạt cho các phiếu còn ở trạng thái Nháp.
5 · Bảng giao dịch	Cột: Khách hàng · Chi nhánh · Loại · Nhóm thu chi · Loại phiếu thu · HĐĐT · Mã tham chiếu · Mã hợp đồng · Thao tác.	Cột Mã tham chiếu nối phiếu thu với hợp đồng gốc (ví dụ GPT00020 · RC00132).

💡 Cột Nhóm thu chi là ô chọn ngay trên dòng — sửa được trực tiếp mà không cần mở phiếu. Dùng nó để phân loại lại hàng loạt các phiếu đang ở nhóm Không có nhóm.

5. Tạo giao dịch quỹ

Nhấn + Tạo giao dịch → form hai bước: Thông tin giao dịch và Thanh toán.

Trường	Cách nhập	Lưu ý
1 · ID hội viên gym	“Chọn hội viên liên quan nếu có”.	Bỏ trống với các khoản chi vận hành (điện, nước, lương).
2 · Nguồn	Hiển thị Thu/chi thủ công, chỉ đọc.	Phân biệt với phiếu sinh tự động từ hợp đồng.
3 · Loại giao dịch	Thu tiền / Chi tiền / Hoàn tiền.
4 · Chi nhánh nhận	Mặc định Chi nhánh hiện tại.	Hệ thống ghi chú: “Đổ phiếu thu/chi về chi nhánh khác. Bỏ trống = chi nhánh hiện tại.”
5 · Loại thu & Thêm loại thu	Chọn nhóm thu chi; nhấn + Thêm loại thu để tạo nhóm mới ngay tại đây.
6 · Phương thức thanh toán	Chọn hình thức, nhấn + Thêm hình thức để chia nhiều cách trả.	Xem cảnh báo bên dưới.
7 · Số tiền & Ngày giao dịch	Số tiền và ngày ghi nhận.	Ngày giao dịch quyết định kỳ báo cáo.
8 · Nút Tạo mới	Nhấn để ghi phiếu.

⚠ ️ Hệ thống ghi rõ dưới khối thanh toán: “Tiền vào quỹ tự động theo từng hình thức (cấu hình ở Quỹ ↔ Phương thức).” Nghĩa là bạn không chọn quỹ trực tiếp — quỹ được xác định qua phương thức thanh toán đã gán ở tab Danh mục quỹ. Gán sai thì tiền vào nhầm quỹ.

6. Chi tiết & thao tác trên giao dịch

Nhấn vào dòng giao dịch → khối chi tiết với ba tab Tổng quan · Hợp đồng · Ghi chú & tham chiếu.

Trường trong THÔNG TIN CHÍNH	Ý nghĩa	Lưu ý
Đối tác · Loại · Loại phiếu thu	Ai trả tiền, thu hay chi, phiếu thuộc nghiệp vụ nào (Hợp đồng mới, Vé lẻ…).
Số tiền · Ngày thu tiền · Ngày tạo	Giá trị và hai mốc thời gian.	Ngày thu tiền mới là mốc ghi doanh thu, không phải ngày tạo phiếu.
Phương thức thanh toán · Số dư sau	Hình thức trả và số dư quỹ sau giao dịch.	Số dư sau dùng để dò ngược khi quỹ lệch.
Họ tên · Mã khách hàng · SĐT · CMND · Địa chỉ	Thông tin đối tác.

Nhấn nút ⋯ (1) → menu Đẩy hoá đơn điện tử · In phiếu thu · Sửa giao dịch · Huỷ phiếu thu (2).

Thao tác	Hệ thống xử lý	Dùng khi nào
Đẩy hoá đơn điện tử	Gửi dữ liệu sang hệ thống HĐĐT để phát hành.	Khách yêu cầu hoá đơn VAT.
In phiếu thu	Đẩy lệnh in phiếu cho khách ký nhận.	Thu tiền mặt tại quầy.
Sửa giao dịch	Chỉnh số tiền, nhóm thu chi, ngày.	Nhập sai số.
Huỷ phiếu thu	Chuyển phiếu vào Thùng rác, đảo lại số dư quỹ.	Lập nhầm phiếu.

⚠ ️ Nhãn Nháp ở cột HĐĐT nghĩa là phiếu chưa phát hành hoá đơn điện tử. Cuối kỳ phải rà hết các phiếu còn nhãn này và nhấn Đẩy tất cả HĐĐT, nếu không sẽ thiếu hoá đơn khi quyết toán thuế.