Báo cáo điều hành

Sáu bảng điều khiển dành cho cấp quản lý, mỗi bảng trả lời một câu hỏi kinh doanh khác nhau. Đây là màn nên mở đầu tuần và đầu tháng.

📌 Vị trí: Phân hệ Gym Master → nhóm Phân tích → Báo cáo điều hành.

Báo cáo	Trả lời câu hỏi gì	Ai xem
CEO Health	Phòng tập đang khoẻ hay yếu, có gì phải xử lý gấp?	Chủ / giám đốc.
CFO Cash Flow	Tiền đang ở đâu, ai còn nợ, dòng tiền vào ra thế nào?	Kế toán trưởng.
COO Operations	Vận hành có trơn không: giờ nào đông, lớp có đầy, PT có dạy đủ?	Quản lý cơ sở.
CMO Lifecycle	Khách đến từ đâu, ở lại bao lâu, ai sắp rời bỏ?	Marketing / CSKH.
Budget vs Actual	Thực tế so với kế hoạch năm chênh bao nhiêu?	Chủ / kế toán.
Weekly Brief	Tóm tắt một trang cho cuộc họp đầu tuần.	Toàn bộ ban quản lý.

1. CEO Health — chỉ số sức khoẻ tổng thể

Bảng CEO Health: chỉ số sức khoẻ trên thang 100, khối cảnh báo và bốn thẻ chỉ số chính.

Thành phần	Nội dung	Cách đọc
1 · Bộ lọc kỳ & Làm mới	Tháng này và nút Làm mới.
2 · Chỉ số sức khoẻ	Điểm tổng (0–100) kèm nhãn xếp loại (NGUY HIỂM) và mức thay đổi so với kỳ trước. Bên dưới chia 4 trụ: Doanh thu · Hội viên · Tiền mặt · Vận hành, mỗi trụ tối đa 25 điểm.	Trụ nào thấp thì đó là điểm yếu — ví dụ Hội viên 0/25 nghĩa là khủng hoảng giữ chân khách.
3 · Khối Cảnh báo	Danh sách vấn đề kèm mức độ (Nguy hiểm đỏ, Cảnh báo vàng) và gợi ý hành động cụ thể.	Xem mục 💡 bên dưới.
4 · Bốn thẻ chỉ số	Doanh thu · Hội viên đang tập · Tiền mặt · Tăng trưởng.	Thẻ Hội viên đang tập tách rõ Mới · Rời · Net — Net âm là đang mất khách.
5 · Doanh thu 90 ngày & bảng Top	Biểu đồ xu hướng dài hạn, kèm Top chi nhánh và Top gói bán.

💡 Khối Cảnh báo là phần giá trị nhất của báo cáo: hệ thống không chỉ nêu vấn đề mà còn gợi ý việc phải làm — ví dụ “97% HV không check-in 30 ngày — chuẩn bị win-back campaign” hoặc “Fill rate lớp thấp (0%) — cân nhắc đổi giờ vàng/đẩy chiến dịch”. Xử lý theo thứ tự từ cảnh báo đỏ xuống vàng.

2. CFO Cash Flow — dòng tiền & công nợ

Bảng CFO Cash Flow: năm thẻ chỉ số tài chính, phân nhóm tuổi nợ, dòng tiền 90 ngày và top hợp đồng nợ.

Chỉ số	Ý nghĩa	Cách đọc
Tổng công nợ	Tổng tiền hội viên còn thiếu, kèm số hợp đồng.
DSO (số ngày thu nợ)	Trung bình bao nhiêu ngày mới thu được tiền.	DSO càng thấp càng tốt. Tăng dần là dấu hiệu khách chây ì.
Quá hạn	Tỉ lệ và số hợp đồng nợ quá hạn.	Đây là nhóm cần gọi thu ngay.
Tiền mặt	Tổng số dư mọi quỹ.	Khớp với Sổ quỹ.
Ròng 30 ngày	Thu trừ chi trong 30 ngày gần nhất.	Âm nhiều tháng liên tiếp là báo động.
Phân nhóm tuổi nợ	Thanh chia nợ theo độ tuổi (Chưa đến hạn …).	Nợ càng già càng khó thu.
Top 10 hợp đồng nợ	Cột: Hội viên · Mã HĐ · Nợ · Hết hạn · Quá hạn.	Danh sách gọi thu ưu tiên.

3. COO Operations — vận hành & công suất

Bảng COO Operations: bốn thẻ công suất, bản đồ nhiệt check-in 7 ngày × 24 giờ và phân luồng buổi PT.

Thành phần	Nội dung	Cách đọc
1 · Bốn thẻ	Giờ cao điểm · TB lấp lớp · PT hoàn thành · Tỉ lệ thuê tủ.	TB lấp lớp thấp nghĩa là mở lớp nhưng không ai đăng ký.
2 · Bản đồ nhiệt check- in	Lưới 7 ngày × 24 giờ (giờ ICT). Ô càng đậm càng đông. Dòng phụ: “Tổng n check-in trong 30 ngày qua. Click ô để xem chi tiết.”	Nhấn vào ô để xem danh sách người check-in khung giờ đó.
3 · Phân luồng buổi PT	Thanh chia Tổng đặt lịch thành Hoàn thành · Vắng mặt · Đã huỷ. Bên dưới là Top 5 khung giờ vàng.	Tỉ lệ Vắng mặt cao là dấu hiệu cần siết chính sách đặt lịch.

💡 Ghép ba số này để ra quyết định xếp lớp: Giờ cao điểm cho biết khung giờ đông nhất, Top 5 khung giờ vàng cho biết giờ nào PT bán chạy, TB lấp lớp cho biết lớp có đầy không. Lớp trống nên dời về đúng khung giờ vàng thay vì bỏ lớp.

4. CMO Lifecycle — vòng đời & giữ chân khách

Bảng CMO Lifecycle: bốn thẻ vòng đời, bảng cohort giữ chân, phân luồng gắn bó và nguồn hội viên mới.

Thành phần	Nội dung	Cách đọc
1 · Bốn thẻ	LTV trung bình (giá trị vòng đời khách) · Giữ chân T+1 · Rời tháng này · Mức độ gắn bó.	Thẻ LTV có cả Cao nhất và Trung vị — trung vị mới phản ánh khách phổ thông.
2 · Tỉ lệ giữ chân theo cohort	Bảng: mỗi dòng là nhóm khách vào cùng tháng, các cột T+1 / T+3 / T+6 là tỉ lệ còn ở lại.	Đọc theo hàng để biết nhóm khách tháng nào trụ lâu nhất.
3 · Phân luồng gắn bó	Bốn nhóm: Gắn bó (≤7 ngày) · Trầm (8–30 ngày) · Cảnh báo (31–60 ngày) · Nguy cơ (>60 ngày hoặc chưa check-in). Dòng phụ: “Click vào từng nhóm để xem danh sách HV.”	Xem mục 💡 bên dưới.
4 · Nguồn HV mới (90 ngày)	Xếp hạng nguồn khách kèm số lượng và %.	Nguồn UNKNOWN lớn nghĩa là lễ tân bỏ trống ô Nguồn khách hàng khi tạo hội viên.

💡 Phân luồng gắn bó là công cụ chăm sóc hiệu quả nhất: nhấn vào nhóm Cảnh báo (31–60 ngày) để lấy danh sách khách bắt đầu nguội — gọi ở giai đoạn này còn kéo lại được, để sang nhóm Nguy cơ thì thường đã mất.

5. Budget vs Actual — kế hoạch so thực tế

Bảng Budget vs Actual: so kế hoạch năm với thực tế từng tháng.

Thành phần	Nội dung	Cách đọc
1 · Bộ lọc năm	Chọn năm cần xem.
2 · Năm thẻ	Kế hoạch năm · Thực tế năm · Chênh lệch · Tháng đạt (≥95% kế hoạch) · Tháng không đạt (<85% kế hoạch).	Hai thẻ cuối ghi rõ ngưỡng đánh giá.
3 · Kế hoạch vs Thực tế từng tháng	Mỗi tháng một cặp thanh: kế hoạch và thực tế, kèm số tiền cụ thể.	Nhìn thanh nào ngắn hơn hẳn là tháng hụt chỉ tiêu.

⚠ ️ Báo cáo chỉ có giá trị khi đã nhập kế hoạch năm. Nếu cột Kế hoạch năm bằng 0 đ như trong ảnh, mọi tháng đều hiện Kế hoạch: 0 đ và hai thẻ Tháng đạt / không đạt đều bằng 0 — báo cáo không dùng được. Hãy khai kế hoạch trước khi mở màn này.

6. Weekly Brief — bản tin tuần

Bảng Weekly Brief: bản tóm tắt một trang, có nút In / Lưu PDF để gửi họp.

Khu vực	Nội dung	Dùng để làm gì
1 · Nút In / Lưu PDF	Nhấn → kết xuất bản tin ra PDF.	Gửi ban quản lý trước cuộc họp.
2 · Header	Báo cáo điều hành tuần — NextX Gym kèm số tuần và khoảng ngày.
3 · Chỉ số chính (vs tuần trước)	Sáu chỉ số: Doanh thu · HV mới · Rời · Dòng tiền · Tỉ lệ lấp lớp · Check-in, mỗi chỉ số kèm % thay đổi.	Số xanh là cải thiện, số đỏ là xấu đi.
4 · Top 3 thành tựu	Ba điểm sáng của tuần, mỗi điểm có một dòng giải thích.	Mở đầu cuộc họp bằng phần này.
5 · Top 3 cảnh báo	Ba vấn đề cần xử lý. Khi không có sẽ ghi “Không có cảnh báo nguy hiểm tuần này.”	Phần chính của cuộc họp.

💡 Cuối bản tin có liên kết Dashboard chi tiết trỏ về CEO Health và mốc thời gian tạo báo cáo. Xuất PDF vào sáng thứ Hai hằng tuần là cách chuẩn hoá họp giao ban mà không tốn công tổng hợp thủ công.